تصميم الفعاليات ليس مجرد إعداد جدول وتنظيم مقاعد، بل هو علم وفن يدمج بين الرسالة المراد إيصالها، وتجربة الجمهور المستهدف. وعند الحديث عن تصميم الفعاليات، من الضروري التفرقة بين نوعين رئيسيين: الفعاليات الرسمية والفعاليات غير الرسمية، إذ تختلف كليًا من حيث الأسلوب، الجمهور، التصميم، وحتى الأجواء العامة.
أولاً: أسلوب التنظيم
يبدأ الاختلاف الجوهري من أسلوب التنظيم.
في الفعاليات الرسمية – مثل المؤتمرات، حفلات التكريم، أو الاجتماعات الوزارية – يتم التركيز على الدقة، الترتيب الزمني الصارم، والبروتوكولات. هناك جدول واضح، قائمة مدعوين محصورة، وفقرات مُعدة مسبقًا، ولا مكان للعشوائية أو التغيير المفاجئ.
أما في الفعاليات غير الرسمية – كالحفلات الترفيهية، التجمعات الشبابية، أو المعارض الفنية – يكون التنظيم أكثر مرونة وانسيابية، حيث يمكن تعديل الفقرات أو السماح بالتفاعل العفوي، ما يجعل الأجواء أكثر تحررًا وخفة.
ثانيًا: نوع الجمهور
نوع الجمهور يؤثر مباشرة في طريقة تصميم الفعالية.
الجمهور في الفعاليات الرسمية غالبًا ما يكون من الشخصيات الاعتبارية، رجال الأعمال، الأكاديميين، أو مسؤولي الدولة. لهذا السبب يُراعى في التعامل الرسمي، والتواصل المهني، وحتى في نوع الكلمات المستخدمة خلال الخُطب أو العروض.
في المقابل، الفعاليات غير الرسمية تستهدف جمهورًا أكثر تنوعًا وعفوية، مثل العائلات، الشباب، أو محبي الفنون. وهنا يتم اعتماد لغة تواصل بسيطة ومباشرة، وأحيانًا مرحة.
ثالثًا: الديكور والتصميم البصري
الديكور هو أحد أبرز العناصر التي تُظهر الفرق بوضوح بين النوعين.
في الفعاليات الرسمية، يعتمد الديكور على ألوان محايدة، أنماط بسيطة، وأناقة كلاسيكية. وتُستخدم تجهيزات راقية تعكس هيبة المناسبة، مثل المزهريات الزجاجية، الإضاءة الخافتة، والطاولات المستديرة المنسقة.
أما في الفعاليات غير الرسمية، فهناك مساحة للإبداع والانطلاق. تُستخدم الألوان الزاهية، العناصر التفاعلية، الإضاءة الديناميكية، وحتى الزينة غير التقليدية، مثل الرسومات الجدارية أو الديكورات المصنوعة يدويًا.
رابعًا: التفاعل مع الحضور
التفاعل من أكثر الجوانب التي تُميز طبيعة الفعالية.
في الفعاليات الرسمية، يكون التفاعل محكومًا، وغالبًا يتم عبر جلسات الأسئلة أو النقاش بعد انتهاء المحاضرات. كما أن الحضور يُتوقع منهم الالتزام بالبروتوكول العام للفعالية.
في الفعاليات غير الرسمية، يكون التفاعل مفتوحًا وحيويًا. تشمل الأنشطة التفاعلية، الورش، الألعاب، أو حتى المنصات التي تتيح للجمهور المساهمة في المحتوى. مما يخلق حالة من الاندماج والمرح.
لكل نوع من الفعاليات طبيعته وأهدافه، وبالتالي يحتاج إلى تصميم يتوافق مع تلك الخصائص. الفعاليات الرسمية تسعى إلى الرصانة والتأثير المؤسساتي، في حين تركز الفعاليات غير الرسمية على خلق تجربة ممتعة وتفاعلية. فهم الفروقات الدقيقة بينهما هو الخطوة الأولى نحو تنظيم فعالية ناجحة، تبقى في ذاكرة الحضور.
لحلول تنظيم الفعاليات لا تتردد بالتواصل مع إميراليد – أفضل شركات إدارة الفعاليات للشركات في السعودية.